Als ondernemer, manager of teamleider beleg je waarschijnlijk met enige regelmaat vergaderingen om je team geïnformeerd, gemotiveerd en betrokken betrokken te houden. Vergaderingen dragen er sterk aan bij om de nodige informatie te verzamelen en om je team up-to-date en koers te houden en in te lichten over veranderingen die er aan komen.
Iedereen weet dat er heel verschillend wordt gedacht over vergaderen. Sommige zien er niet echt het nut van in terwijl anderen het zien als een geweldige sociale bijeenkomst om weer even bij te praten met iedereen. De een is heel betrokken en de ander zit in zijn gedachten de volgende vakantiebestemming te verkennen.
Door rekening te houden met de behoeften van elke DISC-stijl kunnen vergaderingen een stuk aangenamer worden voor ieder. Toen je kennis maakte met het DISC-model heb je meteen al inzicht gekregen dat verschillende mensen verschillende behoefte hebben en ook op verschillende manieren zaken in zich opnemen. Soms meer verbaal of juist meer visueel of liever zaken die geschreven zijn of door iets te doen.
Als je weet welke stijl ieder heeft en ook welke stijlen meest vertegenwoordigt zijn in je team, kun je de stap maken naar productievere vergaderingen door er rekening mee te gaan houden.
WAARDOOR GAAN ZE OP HET PUNTJE VAN HUN STOEL ZITTEN?
Zij krijgen de informatie graag in hapklare brokken, bulletpoints en de samenvatting zonder al te veel zijpaadjes in te hoeven wandelen. Na een uiteenzetting en bespreking van een onderwerp kun je er voor kiezen even de hoofdpunten te herhalen en de samenvatting te geven van ieders bijdrage. Gegarandeerd blijven deze bullets hangen in hun geheugen en schrijven ze het zelfs op zodat ze er later nog op terug kunnen komen.
Om I-stijlen betrokken te krijgen en te houden moet er ruimte zijn voor hun inbreng (ze praten immers graag) en dat de informatie op een leuke manier gebracht of aangekleed wordt. Dus, als je bijvoorbeeld Powerpoint gebruikt, zorg er voor dat deze kleurrijk is en creatief. Wat ook kan is een passende cartoon Googlen en deze uitvergroot printen en voor de vergadering begint op tafel leggen.
Omdat feiten al snel kunnen vervelen voor hen overweeg om op een flipover het te illustreren en daarbij vooral ook kleur te gebruiken (niet de standaard stiften aub!). Waar mogelijk kun je kleine brainstorm mogelijkheden inlassen met bijvoorbeeld de collega die naast je zit. Twee minuten over vraag XYZ – – Go, tijd loopt. En dan hun beste idee te laten verwoorden. Het zal hen zeker helpen om zich betrokkener te voelen en zaken te onthouden.
Vraag hen wat ze nodig hebben om een project of een taak goed af te ronden of aan te pakken. S-types vinden het vaak wat lastiger om ruimte in te nemen in een vergadering en vragen te stellen. De deur staat voor hen al iets open als ze oprecht even begroet zijn bij binnenkomst en als er algemeen iets wordt gevraagd om in mee te denken in de vergadering.
Hun bereidwilligheid de schouders ergens onder te zetten zal enorm toenemen als je er voor zorgt dat zij gehoord worden.
Zij hebben het liefst zoveel mogelijk informatie als voor handen is om een goed beeld te kunnen vormen van wat je van hen vraagt. Wees ook voorbereid dat je hen het waarom uitlegt, het wanneer en waar en wat je van hen verwacht. Zij zullen daardoor buitengewoon scherp kunnen nadenken over de hoe-vraag. En dat is waardevolle, doordachte informatie die je zoekt!
Zet ook zaken op papier, fact sheets, overzichten, tabelletjes, schema’s, wat dan ook. Ze ontvangen graag zaken waar ze op terug kunnen vallen want wat geschreven staat is per definitie een goed uitgangspunt. Gesproken woorden hangen maar in de lucht voor hen. Zorg ook dat zij voldoende tijd krijgen om vraag te stellen.
