Ja, je leest het goed: een vaststaand proces. Vooraf bepaald. Stap 1, stap 2, stap 3 gewoon volgen. Precies dat. Laat ik uitleg geven waarom een proces volgen belangrijk is en hoe dat proces er dan uitziet.

Denken is gevormd door de omgeving
Wij denken en redeneren veelal zoals we van jongs af aan al hebben gedaan. Dat denken is gevormd door de omgeving waarin je bent opgegroeid en door de scholing die je wel of niet hebt gehad. Van nature heb je een zekere aanleg of voorkeur voor een bepaalde manier van problemen oplossen. Die zijn gestimuleerd door de omgeving waarin je bent opgegroeid.Ook jij had een voorkeur voor bepaalde vakken op school en waren er vakken die je tegenstonden. En op die manier heb je keuzes gemaakt die je gebracht hebben waar je nu staat.

Ik laat hier het hele palet van normen, waarden en overtuigingen even buiten beschouwing.

Ik heb het over ons probleemoplossend vermogen. 98% van ons houdt geen rekening met onze ingesleten denkpatronen en lost dus problemen op en voert zijn of haar taken uit op de manier die we onbewust al jaren hanteren. Deze manier van oplossen is al jarenlang ingesleten en het gebruik ervan ligt dus voor de hand. Dat zijn we ons niet bewust….

Uit veel onderzoek blijkt dat oplossingsstrategieën, denkstrategieën of werkstrategieën samengevat kunnen worden in vijf categorieën. En we geven er onbewust de voorkeur aan om er maximaal twee te gebruiken. De andere denkwijzen komen meestal niet eens in ons op.

Maar als je weet dat er meer denkstrategieën zijn, dan kun je daar in je persoonlijk functioneren en in het samenwerken met anderen rekening mee houden.

De vijf denkwijzen zijn de volgende:

Vernieuwen

Creatief denken

Deze manier van denken zorgt voor heel veel ideeën die out of the box zijn en tegelijkertijd in een theoretisch kader gezet moeten worden. In theorie zouden heel veel ‘gekke’ of niet voor de hand liggende oplossingen mogelijk zijn. Daarom wordt deze stijl ook wel THEORETICUS genoemd.

Voltooien

Pragmatisch denken

Deze manier van denken geeft dat mensen snel aan de slag willen en in de uitvoering wel zien waar ze tegen aanlopen. Snel aan de slag dus voor deze stijl want het voelt fijn als dingen gedaan zijn. Deze stijl wordt ook wel EXECUTER genoemd.

Verbeteren

Kwaliteitsdenken

Deze manier van denken geeft dat mensen bewust dan wel onbewust zoeken naar zaken die beter kunnen. Ze stoppen, denken na over risico’s of zaken die wellicht over het hoofd gezien zijn. Voor hen moet het aan alle kanten kloppen. Deze manier van denken wordt ook wel ANALIST genoemd.

Verbindend

Logistiek – of Proces denken

Deze manier van denken heeft oog voor de processen die lopen. Hoe gaat iets van A naar B naar C? Welke mensen en welke middelen zijn daarbij nodig en loopt alles nog goed? Zij weten bruggen te slaan tussen mensen en brengen in kaart welke middelen nodig zijn om het doel te behalen. Zij worden ook wel MANAGER genoemd (of maintainer). Zij zorgen ervoor dat de structuur van een proces gewaarborgd blijft.

Vooruitkijken

Strategisch of Scenario denken

Deze manier van denken geeft dat je al snel ziet welke mogelijke wegen bewandeld kunnen worden om zo snel mogelijk tot uitvoering te komen. Scenario A, B of C? Net als een routeplanner schetsen zij in hoofdlijnen welke kansen en mogelijkheden er zijn. Deze stijl heet ook wel STRATEEG.

Wie door de tekst in de rechterkolommen heen leest ziet waarschijnlijk het acroniem TEAMS ontstaan. Theoreticus, Executer, Analist, Manager, Strateeg. Een mooi acroniem dat aangeeft dat we door samen te werken meer bereiken dan alleen.

Want nogmaals, ieder heeft vaak twee dominante voorkeuren uit dit pallet en is dus in zekere zin beperkt in denken. Een andere ‘denkstijl’ opzetten zoals je een hoed opzet, zou af en toe zeker kunnen en is verstandig. Je begrijpt natuurlijk ook dat, als het expliciet niet jouw voorkeur denkstijl is, je de hoed wel op kunt zetten maar dat je altijd overschaduwd zult worden door je sterkste denkvoorkeur…

Daarom, als je

  • werkelijk innovatie wilt bereiken
  • een taak bevredigend af wil ronden met de zekerheid dat het nog jaren mee kan
  • geld wil besparen
  • het beste voor je personeel wil, en voor je klanten, je vrienden, gezinsleden etc.

Dan kun je het beste omarmen dat je beperkt bent en dat je…

  1. Anderen nodig hebt om van goede resultaten naar geweldige resultaten te komen
  2. Beter een Bepaald proces kunt volgen dan je eigen ingesleten voorkeuren en automatismen

Het proces

Hoe ziet zo’n proces er dan uit? Laten we dat even op een rijtje zetten:

Allereerst start je met een positief kritische probleeminventarisatie met behulp van de ANALIST.

De ANALIST denkt na over:

  • Wat is precies het probleem dat we moeten oplossen?
  • Aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan?
  • Wanneer hebben we echt ons doel behaald?
  • Hoeveel mag het kosten?
  • Met welke feiten moeten we rekening houden?
  • Welke geschiedenis heeft dit probleem?
  • Wie, wat, waarom, waartoe, welke, waar en hoe zijn allemaal vragen om rekening mee te houden.

Als we dan vanuit de ANALIST een definitie hebben of een omschrijving van wat we precies willen bereiken, oplossen, creëren, verbeteren (liefst in een en maximaal twee zinnen), dan kunnen we de volgende stap maken naar de THEORETICUS.

Binnen de kaders die bedacht zijn kan nu de creatieve oplossingendenker, de THEORETICUS, losgaan met zijn ideeën. Die kaders zijn belangrijk, want anders krijg je out of the box in theorie wel mogelijke oplossingen, maar die in de praktijk niet werken.

De THEORETICUS denkt na over:

  • Een groot plaatje, een schets van mogelijkheden
  • Een goed verhaal
  • Verbindingen die nog niet eerder verkend of benoemd zijn
  • Samenvoegingen die niet logisch lijken
  • Ogenschijnlijke of zeker onrealistische oplossingen
  • Het verlaten van het geijkte paadje en komen met vernieuwende concepten of ideeën

Laat de THEORETICUS lekker brainstormen. Geen idee is gek, raar of stom. Natuurlijk zijn de randvoorwaarden en het uitgangspunt goed geschetst. Dus binnen die kaders kunnen zij buiten de kaders denken, als je begrijpt wat ik bedoel…

De volgende stap die gedaan wordt in een goed begeleide brainstormsessie is verzamelen en categoriseren. En vanuit die resultaten komt de STRATEEG om de hoek kijken.

De STRATEEG heeft de volmacht om al die ideeën tegen het licht te houden en te kijken welk idee haalbaar zou kunnen zijn in het kader van de randvoorwaarden die de ANALIST heeft gegeven.

In hoofdlijnen kan de STRATEEG dan verwoorden welke kansen en mogelijkheden hij ziet bij verschillende overgebleven ideeën van de THEORETICUS.

De STRATEEG denkt na over:

  • Welke idee is het meest haalbaar binnen de gegeven randvoorwaarden?
  • Welke idee ligt net buiten de randvoorwaarden maar is wellicht ook mogelijk?
  • Wat is nodig om dit idee uit te werken? Hoeveel mankracht hebben we nodig? Welk budget? Welke middelen? Op hoofdlijnen en in ruwe schetsen. Met wat vooronderzoek, maar niet te veel.
  • Maakt verschillende scenario’s of plannen om uit te kunnen voeren.

Wanneer dit is afgerond kan er nog een ronde komen voor de ANALIST om te kijken:

  • Of aan alle eisen en randvoorwaarden is voldaan
  • Op welke manier de voorgestelde plannen wellicht nog verbeterd kunnen worden
  • Of er op enkele details nog een betere insteek voorgesteld zou kunnen worden. Hier kan of gaat de Analist verfijnen en verbeteren en grote stukken worden teruggestuurd naar de Strateeg en/of Theoreticus.

Samengevat is de cyclus nu zo:

ANALIST > THEORETICUS > STRATEEG > ANALIST

Het kan dus zijn dat de cyclus een paar keer herhaald wordt om tot een optimaal resultaat te komen!

ANALIST > THEORETICUS > STRATEEG > ANALIST > THEORETICUS > STRATEEG > ANALIST

OF…

ANALIST > THEORETICUS > STRATEEG > ANALIST > STRATEEG > ANALIST

Als dit is afgerond kunnen we de eerste stap zetten naar uitvoering. De beurt is nu aan de MANAGER. De MANAGER of maintainer bekijkt op basis van het plan welke mensen geschikt zouden kunnen zijn en welke middelen er nodig zijn om aan te schaffen of in te zetten.

De MANAGER denkt na over:

  • Welke processen gaan hier spelen of spelen hier…?
  • Welke mensen spelen hier een rol en welke capaciteiten en talenten brengen zij in
  • Zit iedereen goed in de wedstrijd?
  • Is iedereen voldoende op de hoogte van wat waar en wanneer gebeurt en waarom en waartoe?
  • Is er genoeg voorraad of zaken die we nodig hebben om tot uitvoering te komen?

Grote kans dat de MANAGER ook nauw betrokken is bij de EXECUTERS. De MANAGER vormt meteen ook een brug tussen de bedenkers van het plan en de uitvoerders van het plan.

De mensen die aan de slag gaan, de EXECUTERS, zijn praktisch ingesteld. Zij denken langs de lijnen van:

  • Wat moet er precies gebeuren
  • Voor wanneer moet het gedaan zijn?
  • Zijn er voldoende middelen? Waar kunnen we ze vinden?
  • Wie doen er mee?
  • Bij wie kunnen we terecht als we vragen hebben?
  • Let’s do it…!

De goede lezer zal het zijn opgevallen dat de nadruk ligt op het denkproces vooraf. Wellicht is een goede richtlijn dat 80% in het denkwerk vooraf zou moeten zitten en 20% in de uitvoering. Vaak zijn deze getallen anders en komt er 80% op de uitvoering te liggen, omdat er vooraf te weinig is nagedacht. En daardoor moeten er vaak en regelmatig weer verbeteringen worden aangebracht en moet er worden ingegrepen omdat er allerlei aannames waren die voortkwamen uit de ingesleten denkgewoonten van ‘zo lossen we dat toch op!?’

Opdrachtje 

Denk eens na over het volgende:

Je gaat op vakantie met een groep van jouw voorkeur (familie, vrienden etc.) Hoe zou je vakantie er uit gaan zien als

  • Deze vakantie vooral wordt georganiseerd door Strategen en Executers…?
  • Of stel je even voor dat deze vakantie gepland en uitgevoerd wordt door Theoretici en Analisten…?
  • Of misschien heel leuk en praktisch door Executers en Theoretici…?

Om een lang verhaal kort te maken…

Maak een kort verhaal niet onnodig lang door alleen zelf na te denken…

Sandor Lemstra